Trung tâm Quan trắc Tài nguyên và Môi trường Thành phố Hồ Chí Minh

Phòng Hành chính tổng hợp

1. Chức năng

Phòng Hành chính tổng hợp là bộ phận tham mưu, giúp Giám đốc Trung Tâm trong công tác tổ chức hành chính, tổng hợp; tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng; 

văn thư - lưu trữ; quản trị nội bộ và quản ýl cơ ởs vật chất nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên của Trung tâm.

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

a) Công tác tổ chức hành chính, tổng hợp:

- Chủ trì tổng hợp, báo cáo các hoạt động của Trung tâm, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm và theo dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của Trung tâm.

- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các phòng thuộc Trung tâm; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định.

- Tham mưu, đề xuất lãnh đạo Trung tâm xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của Trung tâm.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đối với các hoạt động của Trung tâm.

- Chủ trì theo dõi và sử dụng phần mềm quản lý hoạt động quan trắc và phân tích môi trường (Cenlab) nhằm thực hiện quy trình giao

- Nhận mẫu được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính bảo mật và tính minh bạch của quy trình, phòng chống tiêu cực trong hoạt động quan trắc và phân tích thử nghiệm.

- Chủ trì theo dõi, quản lý và sử dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện (Base.vn).

- Thực hiện công tác tiếp nhận yêu cầu phân tích mẫu, nhận mẫu và trả kết quả phân tích mẫu cho khách hàng.

- Thực hiện quản lý và bố trí xe đi công tác hàng ngày; cấp xăng xe.

b) Công tác ốt chức cán bộ, thi đua khen thưởng:

- Chủ trì, phối hợp với các phòng xây dựng các nội quy, quy chế của Trung tâm và trình lãnh đạo Trung tâm phê duyệt, ban hành.

- Kiểm tra, nhắc nhở viên chức, người lao động thực hiện đúng nội quy, quy chế của Trung tâm.

- Tham mưu, đề xuất lãnh đạo Trung tâm về xây dựng, ban hành Đề án vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.

- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, ốb trí ửs dụng và quản lý đội ngũ viên chức, người lao động của Trung tâm.

- Thực hiện công tác nghiệp vụ về ổt chức nhân sự, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, chuyên ngạch, tuyên dụng, nghỉ hưu, nghỉ việc, các chế độ bảo hiêm (xã hội, y tế, thai sản, ốm đau...), khen thưởng, kỷ luật. . đối với viên chức, người lao động của Trung tâm.

c) Công tác văn thư - lưu trữ:

- Tham mưu, đề xuất lãnh đạo Trung tâm xây dựng và thực hiện các quy trình, danh mục hồ sơ của Trung tâm;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu theo quy định.

- Tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản đi , văn bản đến theo quy định; kiểm tra và giám sát về mặt thể thức văn bản của Trung tâm trước khi phát hành;

- Theo dõi, bảo quản, sử dụng con dấu, tài khoản văn thư và tài khoản chữ ký số của Trung tâm theo quy định;

- Nộp lưu trữ theo quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ và bảo mật;

- Theo dõi, quản lý, thực hiện công tác số hóa dữ liệu của Trung tâm.

d) Công tác quản trị nội bộ và quản lý cơ sở vật chất:

- Tổ chức đón tiếp các đoàn khách trong và ngoài thành phố, các tổ chức, công dân đến liên hệ công tác.

- Phối hợp các phòng chuẩn bị nội dung, đảm bảo hậu cần cho việc tiếp khách đúng quy chế của Trung tâm.

- Thực hiện công tác quản ýl chung: trụ ởs làm việc (điện, nước,...); cấp phát văn phòng phẩm; bảo đảm an ninh trật ựt, phòng cháy chữa cháy, ệv snih môi trường, chăm sóc cây cảnh đảm bảo cơ quan sạch đẹp, văn minh, lịch sự.

e) Thực hiện xây dựng kinh phí hoạt động của phòng; quản lý viên chức và người lao động của phòng; thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định hiện hành và báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác được giao.

f) Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao hoặc theo quy định của pháp luật.